Over het project

Het traditionele proces van documentbeheer in de accountancysector was vaak omslachtig en tijdrovend. Accountancykantoren werkten met verschillende systemen die niet met elkaar communiceerden, wat leidde tot dubbel werk en een verhoogde kans op fouten. Medewerkers moesten handmatig gegevens overzetten tussen CRM-systemen en documentbeheersystemen, wat niet alleen tijd kostte maar ook de accuraatheid van de informatie in gevaar bracht.

Deze case study belicht een project waarbij geavanceerde integraties worden geïmplementeerd om de workflow van accountancykantoren te stroomlijnen. Door diverse CRM-systemen te koppelen aan een centrale Document Hub, wordt een oplossing gecreëerd die de sector naar een hoger niveau van efficiëntie tilt. Het doel van het project was het implementeren van koppelingen met diverse CRM-systemen, waaronder AFAS, Exact Online, Microsoft Dynamics 365 (CRM en Business Central) en Simplicate.

Deze integraties stellen accountancykantoren in staat om bedrijfs- en persoonsgegevens uit verschillende CRM-systemen te synchroniseren met hun Document Hub, wat resulteert in een gestroomlijnd documentbeheer voor de sector.

Real-time synchronisatie en Azure-oplossingen

Het ontwikkelteam van OVSoftware heeft grondig onderzoek verricht naar de verschillende methoden voor gegevensuitwisseling en de vertaling daarvan naar het domein van Qwoater. Dit onderzoek resulteerde in uitgebreide documentatie en gedetailleerde user stories, die als basis dienden voor de implementatie.

Voor Exact Online werd een REST API-gebaseerde integratie ontwikkeld, waarbij gebruik werd gemaakt van webhooks voor real-time synchronisatie van relatiegegevens. De Microsoft Dynamics CRM- en Business Central-integraties werden gerealiseerd met behulp van respectievelijk de Dataverse API's en de eigen API's van Business Central. Hierbij werd een Azure-gebaseerde oplossing geïmplementeerd voor periodieke synchronisatie.

Agile samenwerking en technische implementatie

Het project werd uitgevoerd binnen een Scrum-framework, waarbij het ontwikkelteam van OVSoftware nauw samenwerkte met softwareontwikkelaars en stakeholders van Qwoater. Tweewekelijkse sprint reviews zorgden voor regelmatige feedback en afstemming met de Product Owner van Qwoater, wat resulteerde in een product dat nauw aansloot bij de wensen en eisen van de klant.

De technische implementatie maakte gebruik van een moderne tech stack, waaronder .NET, ASP.NET Core, C#, MSSQL, en Entity Framework. Daarnaast werden best practices toegepast zoals CQRS en unit testing met xUnit. Het gebruik van Azure DevOps faciliteerde een efficiënt ontwikkel- en deploymentproces.

Impact en resultaten

Door de succesvolle implementatie van deze integraties heeft OVSoftware een significante bijdrage geleverd aan de verbetering van de Document Hub, waardoor klanten nu kunnen profiteren van een naadloze synchronisatie tussen hun CRM-systemen en hun documentbeheer.

Ernesto Lopez Vega, directeur van Qwoater, benadrukt de waarde van de samenwerking: "De samenwerking met OVSoftware is zeer goed bevallen. OVSoftware houdt het klantbelang centraal en denkt echt mee met het vinden van oplossingen, ook waar deze in eerste instantie bij opdrachtverlening niet voorzien waren. Ze zijn voor ons echt een partner voor zowel de business als voor de eigen ontwikkelaars!"